学生档案是学生在校学习期间的历史记录，是学生基本情况和德、智、体等表现的真实反映，是用人单位选拔毕业生的重要参考依据。为使学生档案管理工作更加科学化和规范化，特制定本办法。

一、档案接收

凡被我校正式录取的新生，其档案必须同时转入我校：

1.新生档案除各省、市、自治区招办邮寄外，学生本人自带档案的在入学时由辅导员统一收取，11月份前将档案按学号顺序整理后统一交至院上。

2.新生入学报到后，学生应将自带的入团志愿书等材料统一交给辅导员，收齐整理后送交团总支归档。新生党组织材料由学生党支部保存。

无论何种途径转来的档案，都必须密封、完整。否则，学校有权拒收。

二、档案的管理

1.院上设立专门的学生档案保管室，确保档案的安全和保密。

2.学生档案和档案室必须指定专人保管，无关人员不得进入档案室。

3.在校学生所受的各种奖励和处罚决定都必须及时归档。

4.学生因各种原因离校，在学生按规定办理完离校手续后的一个月内，由系部办妥档案的转交手续。

5.档案的外转原则上应通过机要部门以机密文件形式传递。

三、档案的查阅

1.校内阅档必须持各系（院）、处（部、室）有关证明。

2.外单位查阅档案必须持单位阅档介绍信和工作证或本人身份证，在指定

地点阅档。

3.因工作需要，需将档案材料借出档案室的，必须经档案主管部门的领导同意，并确保准时归还。

4.查阅和索取档案应事先登记，按指定时间前来阅档或索取

5.学生本人及其家属不得查阅、外借本人档案。

四、毕业生档案的转递

学院做好对学生档案材料的保存和整理工作，在学生毕业前（6月底前）将其在校期间的有关材料归档整理完毕。

   1.归档材料范围

高等学校毕业生登记表、派遣证、学生成绩单、党团材料、奖惩材料、其他需要归档的材料等。

2.毕业生档案的转递

（1）毕业生档案应严格按分配方案转递到用人单位或其他档案接收单位；未就业的毕业生档案可暂保存在学校（两年）。

（2）毕业生档案转递应通过机要局寄发或遵照有关规定执行。

（3）原则上学生档案一般不准由本人自带，但因特殊情况可由对方单位人事部门出具证明，将档案密封后自带。

五、 本实施办法教育科学学院学生工作委员会负责解释。